Trong hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn tìm thuê văn phòng Hà Nội cho hàng nghìn doanh nghiệp, chuyên viên của Hanoi Office nhận thấy rằng, rất nhiều khách hàng khi tìm đến chúng tôi đều chưa xác định rõ các tiêu chí về một văn phòng làm việc tiêu chuẩn phù hợp với doanh nghiệp của mình. "Sếp bảo đi tìm thì cứ tìm thôi" - đó là câu trả lời phổ biến của khá nhiều nhân viên phụ trách tìm thuê cho các công ty khi được chúng tôi đặt câu hỏi: Tiêu chí tìm văn phòng của công ty anh/chị là gì?

Để giúp khách hàng xác định rõ được, thế nào là một văn phòng phù hợp với những tiêu chí tìm thuê của "sếp" thì các anh/ chị trước khi mất công đi xem hàng trăm mặt bằng khác nhau, tổng hợp rồi báo cáo gửi cho "sếp" thì hãy trao đổi trước với sếp mình về 5 tiêu chí dưới đây. Chỉ cần xác định được rõ các tiêu chí  này thì công việc tìm mặt bằng của anh/ chị rất nhanh chóng, đỡ tốn thời gian và công sức cũng như phù hợp với chi phí thuê.

1. Vị trí muốn thuê ở đâu?

Việc xác định vị trí căn cứ vào các yếu tố sau:

+ Vị trí văn phòng đang thuê: Hãy làm rõ với người quyết định thuê hoặc sếp của bạn rằng, công ty muốn thuê một vị trí khác trong cùng khu vực, cùng quận với văn phòng đang thuê hay có thể mở rộng sang địa bàn các khu vực khác.

+ Nơi đăng ký thuế: Rất nhiều công ty không muốn di chuyển địa điểm văn phòng mới sang một quận khác do những vướng mắc và rắc rối về thủ tục đăng ký thuế, chuyển thuế. Vậy còn công ty bạn thì sao?

+ Thuận tiện cho nhân viên: Vị trí làm việc là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến năng suất lao động, thậm chí trong nhiều trường hợp còn quyết định nhân viên có làm ở công ty hay không? Nhiều trường hợp vì bất tiện trong giao thông, hay quá xa để đi làm mỗi ngày đều có thể là nguyên nhân khiến nhân viên nghỉ việc.

+ Thuận tiện cho đối tác và khách hàng đến làm việc. Nếu công ty bạn làm về dịch vụ khách hàng, yêu cầu này càng đòi hỏi cao hơn. Địa chỉ văn phòng khó tìm sẽ gây khó khăn cho việc đối tác tìm kiếm địa chỉ văn phòng.

2. Ngân sách thuê

Xác định mức ngân sách thuê để biết khả năng sẵn sàng chi trả là yếu tố quan trọng trước đi xem mặt bằng. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp có mức ngân sách thấp nhưng lại có những yêu cầu rất cao. Ví dụ, ngân sách thuê của công ty chỉ trong phạm vi khoảng 10 USD - 12 USD/m2/tháng thì không thể thuê mặt bằng trong những tòa hạng B được.

3. Khoảng diện tích phù hợp

Diện tích văn phòng được xác định dựa trên quy mô công ty, số lượng nhân viên, loại hình doanh nghiệp và kế hoạch mở rộng quy mô trong ngắn hạn.

Tùy thuộc vào ngân sách của công ty để tối ưu việc xác định diện tích thuê cho phù hợp. Tuy nhiên, nếu ngồi chật quá cũng gây ra tâm lý không thoải mái cho nhân viên. Diện tích lý tưởng nhất là từ 2- 5m2/người. Bạn có thể căn cứ vào mức diện tích tiêu chuẩn này để tham khảo.

4. Xác định thời hạn thuê và các điều khoản thanh toán

Nếu doanh nghiệp bạn chỉ muốn thuê trong thời gian ngắn hạn (dưới 1 năm) thì nên lựa văn phòng chia sẻ hoặc Co-working space hoặc những tòa nhà cho thuê ngắn hạn. Thông thường, các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp chỉ cho thuê hợp đồng từ trên 1 năm trở lên. Và thông thường, hợp đồng thuê dài hạn (từ 05 năm trở lên) sẽ đàm phán được ưu đãi về giá thuê và gửi xe...

Ngoài ra, nên xác định điều kiện thanh toán của doanh nghiệp với điều kiện thuê của các tòa nhà. Các điều khoản như: Tiến độ thanh toán, thời gian thanh toán, kỳ hạn thanh toán, đặt cọc... và các điều kiện khác nếu có.

5. Thời gian làm việc của tòa nhà và những tiện ích xung quanh.

Khoản phí làm ngoài giờ tương đối cao nếu như doanh ngiệp của bạn thường xuyên có hoạt động này. Đặc biệt, mức phí làm thêm giờ ở các tòa hạng A, B và các tòa khu vực trung tâm là rất cao. Do đó, nếu ngân sách thuê của công ty bạn hạn chế, đặc biệt không thể chi trả thêm khoản phí ngoài giờ, hãy ưu tiên đi xem trước các tòa nhà miễn phí dịch vụ này để không làm mất thời gian và công sức đi xem quá nhiều tòa nhà không phù hợp.