Chi phí thuê văn phòng làm việc là một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu khi tìm thuê văn phòng. Các công ty thường có sẵn khoảng mức ngân sách dự trù. Tuy nhiên, để biết được chính xác mức tài chính thuê phù hợp với khoảng diện tích và văn phòng hạng nào để hoạch toán chi phí, chuyên viên cho thuê của Hanoi Office gợi ý 5 loại chi phí phải trả khi thuê văn phòng dưới đây để giúp bạn cân đối dễ dàng hơn.

1. Phí thuê mặt bằng

Hay còn gọi là tiền thuê văn phòng. Đơn giá thường được tính theo USD/m2/tháng. Là giá thuê thuần chưa bao gồm phí quản lý tòa nhà và thuế giá trị gia tăng (VAT). Đây là mức giá thuê trực tiếp từ tòa nhà, sau khi 2 bên đàm phán và chốt đến mức giá cuối cùng. Đơn giá thuê này được thông tin chi tiết, rõ ràng trong hợp đồng thuê nhà. Bao gồm cả tiến độ thanh toán và đặt cọc. Đối với khách hàng thuê diện tích lớn (từ 500m2 trở lên) hoặc thuê hợp đồng dài hạn (từ 5 năm trở lên), tiền thuê mặt bằng được đàm phán có lợi nhất phù hợp với cả bên thuê và bên tòa nhà.

2. Phí dịch vụ tòa nhà

Thông thường, mức phí dịch vụ hay còn gọi là phí quản lý của tòa nhà bao gồm các chi phí vận hành và diện tích chung của tòa nhà bao gồm: Chi phí vận hành tòa nhà, lễ tân, bảo vệ tòa nhà; Chi phí bảo trì, thay thế các bộ phận và thiết bị trong khu vực công cộng; Chi phí tiện ích cho các khu vực tiện ích và khu vực chung; Chi phí nước sinh hoạt sử dụng chung; Chi phí vận hành máy phát điện; Chi phí vận hành thang máy, chiếu sáng khu vực công cộng; Chi phí vệ sinh khu vực công cộng...

Trong thời gian khách thuê được miễn phí setup nội thất, tiền thuê văn phòng không phải trả nhưng khách thuê phải trả tiền phí dịch vụ. Các tòa nhà thường có quy định miễn phí tiền thuê từ 15 – 45 ngày tùy theo diện tích thuê cho khách hàng. 



3. Phí làm ngoài giờ

Là khoản chi phí mà khách thuê phải trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: An ninh, bảo vệ; điện hành lang, thang máy, điện khu vực công cộng; điện điều hòa trong khu vực thuê và khu vực công cộng; tiền nước WC... Khi doanh nghiệp phát sinh làm việc ngoài giờ hành chính (từ 8h00 đến 18h00 các ngày từ thứ 2 đến thứ 6; từ 8h00 đến 13h00 ngày thứ 7). Mức phí làm thêm giờ tại mỗi tòa nhà đều khác nhau và cách tính cũng khác nhau. Nhiều tòa nếu làm thêm ít hoặc không sử dụng điều hòa trung tâm thì không thu khoản phí này. Hoặc tùy vào thỏa thuận ban đầu giữa 2 bên.

Mức phí dịch vụ ngoài giờ tại các tòa hạng A và hạng B thường khá cao, do chi phí vận hành điều hòa tổng lớn.

4. Phí gửi xe

Thông thường, khi thuê văn phòng các tòa nhà đều có chính sách miễn phí số lượng ô tô, xe máy theo diện tích thuê. Trung bình là khoảng 10m2 được miễn phí 01 xe máy và từ 250m2 trở lên được miễn phí ô tô. Tuy nhiên, nhiều tòa có chính sách chặt chẽ hơn. 

Mức phí gửi xe ô tô- xe máy tại mỗi khu vực có sự chênh lệch đáng kể. Các quận trung tâm như: Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa có mức giá gửi xe cao hơn các quận khác. Mức phí gửi xe trung bình tại các quận này là từ $6- $8/xe máy/ tháng (tương đương từ 120 - 170 nghìn VND) và từ $130 - $170/oto/ tháng (tương đương từ 2,5 triệu đến 3,5 triệu/xe/tháng). Các quận như Cầu Giấy, Thanh Xuân, Nam Từ Liêm... mức gửi xe máy khoảng $5- $7/xe/tháng và khoảng $100- $120/oto/tháng.

5. Các khoản phí sử dụng trong văn phòng

Bao gồm các khoản chi phí sử dụng nội bộ trong phần diện tích thuê của khách hàng như: Tiền điện sử dụng, điện điều hòa (đối với các tòa mà phí dịch vụ chưa gồm khoản này), cước điện thoại, internet, sửa chữa các thiết bị hỏng học bên trong nếu có, nội thất bàn ghế làm việc... Đối với tiền điện sử dụng, mỗi điện tích thuê đều có công tơ đo riêng và trả theo đơn giá thuê của điện lực. Phí Internet, điện thoại trả theo nhà cung cấp.

Bên cạnh đó, khi chấm dứt hợp đồng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng nguyên trạng như ban đầu cho tòa nhà. Những chi phí như phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt... bên thuê sẽ chịu toàn bộ.

Trên đây là những khoản phí cơ bản mà bên thuê văn phòng phải trả kể từ khi kí kết hợp đồng thuê. Trường hợp bạn cần hỗ trợ thêm, hãy gọi cho chuyên viên cho thuê của chúng tôi HOTLINE: 0939 398 335 để được hỗ trợ nhanh nhất và hoàn toàn Miễn phí.