Trong quá trình thuê văn phòng mới, bên cạnh việc lên kế hoạch về diện tích mặt bằng cần thuê, tìm hiểu các văn phòng phù hợp, thì thủ tục pháp lý khi đã tìm được mặt bằng thích hợp cũng là điều mà khách hàng cần quan tâm. Dưới đây là những thông tin về các thủ tục pháp lý mà khách hàng cần thực hiện với chủ đầu tư.

Làm hợp đồng thuê với chủ đầu tư

Hợp đồng thuê văn phòng là thủ tục pháp lý cần thiết phải làm ngay khi doanh nghiệp bạn chuẩn bị chuyển đến văn phòng mới.
Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản gồm 2 đơn vị pháp nhân, một là đơn vị đi thuê và một là đơn vị cho thuê văn phòng, ghi lại các quy định và ràng buộc giữa 2 bên trong suốt quá trình thuê văn phòng diễn ra.
Hợp đồng này cần được sự đồng ý của cả hai bên và được kiểm tra lại bởi luật sư hay người có am hiểu về pháp luật, có thể là cố vấn pháp luật của công ty. Hợp đồng này sẽ được soạn thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau. Lưu ý, hợp đồng thuê văn phòng do 2 bên có tư cách là pháp nhân thì không phải công chứng. Đối với trường hợp một công ty thuê nhà của một cá nhân, không phải doanh nghiệp có thời hạn từ 6 tháng trở lên thì phải đăng kí với cơ quan quản lý và cần công chứng hoặc chứng thực.

Giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu của chủ đầu tư

Bên cạnh hợp đồng cho thuê, bạn cũng nên lưu ý về các giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu của chủ đầu tư tòa nhà, hoặc chứng nhận sử dụng hợp pháp của bên cho thuê.
Điều này để đảm bảo rằng, bạn đang thuê văn phòng của đúng đơn vị chủ quản hoặc một doanh nghiệp có quyền cho thuê văn phòng hợp pháp. Hạn chế được những rắc rối phát sinh sau này trong quá trình thuê như:
•    Tránh việc tranh chấp với bên thứ ba khi thuê văn phòng
•    Bị lừa đảo, thuê văn phòng không đúng với chủ đầu tư/đơn vị được khai thác dịch vụ thuê văn phòng của tòa nhà