Nếu bạn được sếp giao đi tìm thuê văn phòng cho công ty, dù bạn đã có kinh nghiệm tìm thuê rồi hoặc ngay cả khi bạn chưa bao giờ làm nhiệm vụ này, bạn vẫn nên đọc bài viết này để công việc tưởng là khó khăn ấy trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

5 vấn đề thường gặp của khách hàng khi tìm thuê văn phòng:

- KHÔNG xác định được diện tích thuê.

- KHÔNG xác định được ngân sách thuê.

- KHÔNG  xác định được vị trí thuê.

- KHÔNG làm rõ các yêu cầu đặc biệt.

- KHÔNG đàm phán được với tòa nhà về các điều kiện thuê.

Vậy, để khắc phục tình trạng trên, cũng như để việc tìm thuê văn phòng được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, trước khi liên hệ với đơn vị cho thuê văn phòng, các tòa nhà hay tự mình đi xem, bạn nên làm rõ các vấn đề sau đây:

Thứ nhất, xác định rõ diện tích, khoảng giá và vị trí thuê.

- Về diện tích thuê: Tùy theo quy mô, cơ cấu phòng ban và mục đích sử dụng văn phòng mà các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng diện tích khác nhau. Tuy nhiên, để xác định khoảng diện tích gần chính xác nhất, bạn có thể căn cứ theo số lượng nhân sự của công ty mình. Thông thường, tiêu chuẩn làm việc theo đầu người là từ 3- 5m2/ người.

Ví dụ, công ty có 20 nhân viên thì khoảng diện tích phù hợp là từ 80m2- 120m2 (tùy ngân sách thuê).

- Về khoảng giá thuê: Mỗi công ty đều có khoảng ngân sách hay chi phí thuê tối đa có thể chi trả hàng tháng. Mỗi tòa nhà, mỗi khu vực đều có giá thuê và các chi phí dịch vụ khác nhau. Việc xác định rõ ngân sách của công ty sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian để tìm văn phòng phù hợp. Bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian đi xem mặt bằng rồi rơi vào tình trạng "vượt quá ngân sách". Các chi phí cho việc thuê văn phòng như: Tiền thuê nhà hàng tháng, phí dịch vụ tòa nhà, phí gửi xe ô tô - xe máy, phí làm ngoài giờ…

Ví dụ, ngân sách tối đa của công ty là 30 triệu/ tháng/ 100m2 thì giá thuê mỗi m2 là khoảng $12/m2/tháng. Mức ngân sách này có thể thuê được văn phòng hạng C Quận Cầu Giấy, Thanh Xuân, Đống Đa...

- Về vị trí thuê: Nhiều công ty không muốn thay đổi địa chỉ đăng ký thuế nên thường sẽ ưu tiên tìm văn phòng trong cùng một quận. Bạn hãy xác định với sếp của mình rằng, công ty có thể mở rộng thuê sang các quận khác không?

Thứ 2, xác định rõ các yêu cầu "đặc biệt" (nếu có): Rất nhiều công ty, do đặc thù ngành nghề và công việc có những yêu cầu đặc biệt về không gian làm việc. Do đó, nếu công ty của bạn có những yêu cầu như: làm fulltime 24/7, yêu cầu về tầng, hướng văn phòng, muốn thiết kế quầy bar trong văn phòng... thì phải trao đổi với tòa nhà để xem họ có đáp ứng được những yêu cầu của mình hay không.

Thứ 3, đàm phán các điều kiện thuê với tòa nhà:

Đây là yếu tố quan trọng nhất khi tìm thuê văn phòng. Bạn cần phải xác định và có hợp đồng rõ ràng với chủ nhà để làm rõ các điều kiện thuê liên quan như: Giá thuê, diện tích thuê, giá điện nước, phí dịch vụ, điều hòa, giờ  làm việc, chỗ gửi xe, thời hạn thanh toán, các ưu đãi về miễn phí gửi xe, miễn phí số ngày làm nội thất...

Cuối cùng, hãy tìm đến một đơn vị dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín như Hanoi office. Với trên 10 năm kinh nghiệm, am hiểu thế mạnh của từng tòa nhà sẽ giới thiệu cho bạn những văn phòng phù hợp nhất, giúp thỏa mãn được những yêu cầu, mong muốn của mọi doanh nghiệp về văn phòng làm việc như ý nhất!