Sau khi tìm được mặt bằng phù hợp, để hoàn tất thủ tục thuê và hợp đồng thuê văn phòng, đơn vị thuê  sẽ tiến hành đàm phán các ưu đãi và điều kiện thuê với tòa nhà trước khi kí kết hợp đồng chính thức giữa 2 bên. Để quá trình đàm phán được thuận lợi, hãy nghe chia sẻ từ chuyên viên của Hanoi Office về những điểm cần lưu ý sau đây:

1. Diện tích thuê và thời hạn cho thuê

Diện tích văn phòng cho thuê là Diện tích cho thuê riêng của mỗi Bên thuê, bao gồm cả trang thiết bị trong Diện tích cho thuê riêng, để mỗi Bên thuê sử dụng, chiếm hữu trên cơ sở riêng biệt với Bên thuê khác và một phần Diện tích cho thuê chung tại hành lang chung của tầng có Diện tích cho thuê riêng mà Bên thuê đã thuê để Bên thuê và các Bên thuê khác trong Toà Nhà sử dụng và chiếm hữu chung.

Thông thường, diện tích cho thuê riêng của Bên Thuê: được đo từ tâm của các bức tường ngăn với các diện tích cho thuê riêng của Bên thuê khác, từ mép ngoài của diện tích chung, và từ mép ngoài của các tường ngăn riêng bên trong Diện tích cho thuê riêng của Bên thuê.

Mỗi tòa nhà có cách đo khác nhau, tuy nhiên cách đo như thế nào sẽ được ghi rõ trong hợp đồng thuê.

Ngoài ra, thời hạn cho thuê phải được ghi rõ trong hợp đồng, có mốc ngày tháng cụ thể.

2. Giá thuê và tiền thuê văn phòng

Giá cho thuê và Tiền cho thuê Diện tích văn phòng cho thuê hàng tháng được tính cụ thể theo đơn giá thuê mỗi m2 theo thỏa thuận giữa 2 bên và nhân với diện tích thuê (giá thuê chưa bao gồm phí dịch vụ và VAT).

Diện tích văn phòng cho thuê thực tế làm căn cứ tính Tiền cho thuê Diện tích văn phòng cho thuê (Tiền cho thuê) thực thanh toán là Diện tích văn phòng cho thuê được xác định theo thoả thuận tại Biên bản bàn giao diện tích văn phòng cho thuê giữa 2 bên.

Trong hợp đồng cũng sẽ thể hiện rõ giá cho thuê diện tích văn phòng cho thuê (Giá cho thuê) đã bao gồm 10% (mười phần trăm) thuế VAT và Phí tiện nghi - dịch vụ hay chưa? Đơn giá tính cụ thể các phí dịch vụ là bao nhiêu? Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy … Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng.

Ngoài ra còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện năng tiêu thụ... có đơn giá tính rõ ràng để bên thuê được biết.

Ngoài ra, bạn cần làm rõ thông tin đơn giá thuê này sẽ cố định trong thời gian bao lâu? Trong trường hợp giá thuê có thể được điều chỉnh theo tình hình thực tế theo tỉ giá thanh toán thì bên tòa nhà sẽ thông báo với đơn vị thuê trong thời gian bao lâu và phần trăm tăng tối đa mỗi lần là bao nhiêu?

3. Phí dịch vụ - tiện ích và các dịch vụ phát sinh khác

Thông thường mức phí dịch vụ của tòa nhà sẽ bao gồm: Điện nước khu vực vệ sinh chung, an ninh, bảo trì bảo dưỡng tòa nhà, điều hòa khu vực chung, lễ tân, khu vực hành lang, thang máy...

Diện tích văn phòng cho thuê thực tế được lấy làm căn cứ tính Tiền phí tiện nghi - dịch vụ thực thanh toán là Diện tích văn phòng cho thuê được xác định theo thoả thuận tại Biên bản bàn giao diện tích văn phòng cho thuê. 

Chi phí sử dụng điện, điện thoại, internet hoặc các dịch vụ viễn thông khác bao gồm cả phí kết nối của Bên thuê sẽ được thanh toán cho bên nào? Đơn giá tính (nếu có).

Chi phí phát sinh làm ngoài giờ (nếu có).

Chi phí gửi xe ô tô - xe máy.

Mức phí tiện nghi - dịch vụ đã bao gồm 10% (mười phần trăm) thuế VAT hay chưa?

>> Tìm hiểu về các loại chi phí thuê văn phòng

4. Thời điểm và phương thức thanh toán

- Thời điểm thanh toán Tiền cho thuê diện tích văn phòng cho thuê: Kỳ thanh toán là 03 tháng/ 06 tháng hay 12 tháng/ lần? Thanh toán và thời điểm nào? Phạt nộp chậm (nếu có)?

- Thời điểm thanh toán Tiền phí tiện nghi - dịch vụ: Kỳ thanh toán là 01 tháng/ 03 tháng/ 06 tháng hay 12 tháng/ lần? Thanh toán và thời điểm nào? 

- Phương thức thanh toán: Hầu hết các tòa nhà sẽ yêu cầu Chuyển khoản.

- Đồng tiền thanh toán: USD hay VND, quy định tính tỷ giá khi thanh toán.

- Tính lãi chậm trả: nếu có.

5. Đặt cọc

- Việc đơn vị thuê đặt cọc 1 khoản tiền (01 tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng) là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, đơn vị thuê có thể đàm phán với tòa nhà để đặt cọc số tháng phù hợp với tài chính của công ty và quy định chung của tòa nhà.

- Mức tiền đặt cọc được ghi rõ trong hợp đồng. Thời gian chuyển cọc và điều kiện hoàn cọc.

6. Bàn giao diện tích cho thuê:

- Biên bản bàn giao diện tích cho thuê: ghi rõ diện tích văn phòng cho thuê thực tế và sơ đồ chi tiết toàn bộ Diện tích văn phòng cho thuê thực tế, trong đó Diện tích văn phòng cho thuê thực tế được đánh dấu bằng màu đỏ trên Bản vẽ mặt bằng.

- Hiện trạng thực tế mặt bằng bàn giao. Trang thiết bị/đồ đạc cho thuê nếu có.

- Thời điểm nhận mặt bằng cho thuê và ngày vào làm việc chính thức. 

- Yêu cầu mặt bằng hoàn trả khi đơn vị thuê kết thúc hợp đồng.

7. Làm nội thất, sửa chữa và lắp đặt thêm thiết bị

- Thời hạn trang trí nội thất, lắp đặt trang thiết bị Diện tích văn phòng cho thuê của Bên thuê là thời hạn kể từ Ngày bàn giao đến Ngày hoạt động; Khách thuê được miễn phí bao nhiêu ngày làm nội thất?

- Trong Thời hạn trang trí nội thất, lắp đặt trang thiết bị Diện tích văn phòng cho thuê, Bên thuê được lắp đặt, trang trí và lắp đặt thêm những trang thiết bị gì trong Diện tích thuê?

- Những yêu cầu về nhà thầu thi công, điều kiện thi công nếu có. Được sửa chữa, cải tạo những hạng mục gì?... Bên nào chịu thanh toán về các khoản chi phí nội thất này.

8. Độc quyền thuê, chuyển nhượng, sử dụng chung và cho thuê lại

- Bên tòa nhà chỉ bị ràng buộc về cam kết độc quyền thuê đối với Bên thuê khi và chỉ khi Bên tòa nhà và Bên thuê có thoả thuận bằng văn bản khác ngoài Hợp đồng thuê.

- Trường hợp cho thuê lại: Trong Thời hạn cho thuê, Bên thuê chỉ được chuyển nhượng Hợp đồng thuê văn phòng cho Bên thứ ba khi và chỉ khi trước thời điểm chuyển nhượng mà các Bên thực hiện đúng quy định từ tòa nhà và được tòa nhà đồng ý bằng văn bản cho phép chuyển nhượng/ cho thuê lại.

9. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Trách nhiệm, quyền hạn của 2 bên được quy định trong điều khoản này. Bên thuê nên đọc và kiểm tra kỹ từng điều khoản. Đặc biệt là các điều khoản về phạt vi phạm hợp đồng; lỗi vi phạm giữa các bên; chấm dứt hợp đồng trước thời hạn...