• chothuevanphonghanoioffice@gmail.com
A6D6 Thọ Tháp, Cầu Giấy Hà Nội.

Các loại chi phí thuê văn phòng

Đăng ngày 10/05/2019 1230

Khi bắt đầu tìm thuê văn phòng Hà Nội, rất nhiều khách hàng của Hanoi Office hỏi chuyên viên của chúng tôi rằng, khi thuê văn phòng trong một tòa nhà office building chuyên nghiệp thì họ phải trả các khoản chi phí nào? Làm thế nào để tiết kiệm tiền thuê văn phòng nhất? Tại sao có sự khác nhau về các khoản chi phí khi thuê nhà riêng (hay chung cư) làm văn phòng với việc thuê trong các tòa office?

Ngô Quang Thắng - Chuyên viên cho thuê trên 10 năm kinh nghiệm làm việc với các tòa nhà và đã tìm kiếm văn phòng cho hàng nghìn doanh nghiệp của Hanoi Office sẽ chia sẻ với quý vị các loại chi phí phải trả khi thuê văn phòng ở office building gồm các khoản như sau:

1. Tiền thuê văn phòng:Tiền thuê văn phòng hay còn gọi là giá thuê văn phòng được tính theo đơn vị m2, thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào thương lượng hợp đồng của 2 bên. Tiền thuê này thường được tính bằng USD và nhân với tỉ giá tại thời điểm thanh toán của ngân hàng. 

Ví dụ, giá thuê văn phòng hạng C tại Cầu Giấy là 10 usd/m2 (tỷ giá quy đổi tại thời điểm thanh toán là 1 usd = 23.000 VND), nếu khách hàng thuê 100m2.

Tiền thuê phải trả là: 10 usd x 23.000 vnd x 100m2 = 23.000.000 VND.

Nhiều khách hàng thắc mắc, tại sao theo quy định không được thanh toán bằng ngoại hối, mà các tòa nhà lại báo giá thuê bằng usd? Trên thực tế, giá thuê của các tòa nhà báo với khách hàng đều được tính theo usd/m2, nhưng trong hợp đồng thuê văn phòng giữa hai bên, giá trị hợp đồng sẽ quy đổi và ghi bằng tiền Việt Nam đồng. Tiền thuê văn phòng thường được đóng theo quý (3 tháng/ lần hoặc 6 tháng/ lần).

Mức giá thuê văn phòng của tòa nhà có thể sẽ biến động và thay đổi tùy thuộc vào tình hình thị trường và tỷ giá ngoại hối.

2. Phí dịch vụ: Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích mà tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh bảo vệ, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, điều hòa trong khu vực thuê (đối với hầu hết các tòa nhà hạng A, B), vận hành, bảo trì bảo dưỡng thang máy, diệt côn trùng, cảnh quan tòa nhà... Mức phí này thường được thanh toán theo tiền thuê văn phòng.

Phí dịch vụ tòa nhà thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, điện điều hòa trong khu vực thuê (hầu hết các tòa nhà hạng C, một số tòa hạng B), phí gử ô tô, xe máy (trừ số lượng miễn phí xe máy, ô tô tùy theo diện tích thuê).

Đối với nhà riêng hoặc chung cư làm văn phòng, mức phí này rẻ hơn so với các tòa nhà hạng A, B, C và văn phòng chuyên nghiệp.

3. Thuế VAT: 10%.

4. Tiền điện sử dụng trong khu vực thuê: Bao gồm điện chiếu sáng, các thiết bị máy tính, điều hòa trong khu vực thuê (đối với các tòa hạng A thì thường giá thuê đã bao gồm luôn cả điện điều hòa), quạt máy, điện thoại... (nếu có). Các tòa nhà đều có đồng hồ đo lượng điện năng đã tiêu thụ và sử dụng trong tháng của mỗi văn phòng. Đơn giá điện được tính theo đơn giá kinh doanh của điện lực.

5. Phí gửi ô tô, xe máy: Mỗi tòa nhà đều có chính sách miễn phí chỗ đỗ xe tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên nhiều tòa nhà không có chính sách ưu đãi này. Liên hệ với Chuyên viên cho thuê của Hanoi Office để biết chính sách miễn phí xe của mỗi tòa nhà. Các tòa nhà không chuyên thì khách thuê phải tự liên hệ gửi xe.

6. Phí làm thêm giờ: Chi phí này phải trả khi khách thuê phát sinh làm thêm ngoài khung giờ hoạt động quy định của tòa nhà (thông thường là từ 08h00 - 17h30, thứ 2 đến thứ 6 và 08h00 - 13h00 ngày thứ 7). Mỗi tòa nhà có cách tính phí khác nhau dựa trên hoạt động phát sinh thực tế của doanh nghiệp. Mức phí ngoài giờ trung bình của các tòa là khoảng 0,02usd/m2/h x diện tích thuê. Một số ít tòa nhà chỉ thu phí điều hòa, có tòa nhà không thu phí.

Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, chuyên viên cho thuê văn phòng của Hanoi Office sẽ đàm phán hợp lý với tòa nhà giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhất khoản chi phí này.

Trên đây là những khoản chi phí doanh nghiệp thường phải trả khi thuê văn phòng trong thời gian ngắn hạn (hợp đồng < 50 năm). Đối với hợp đồng thuê dài hạn (thuê 50 năm hay mua bán), giá thuê và các loại phí có thể có cách tính khác đối với từng tòa nhà.