• chothuevanphonghanoioffice@gmail.com
A6D6 Thọ Tháp, Cầu Giấy Hà Nội.

5 Lưu ý khi thuê văn phòng tại các tòa nhà Office

Đăng ngày 14/05/2019 1230

Tại sao doanh nghiệp nên thuê văn phòng tại các tòa nhà Office chuyên nghiệp mà không phải là ở nhà riêng hay chung cư? Khi thuê văn phòng tại các tòa nhà Office, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì? Chuyên viên cho thuê văn phòng Hà Nội của Hanoi Office sẽ chỉ cho bạn 5 lưu ý sau đây:

1. Phí dịch vụ tòa nhà là gì? Tại sao có khoản phí này?

Phí dịch vụ hay còn gọi là phí quản lý tòa nhà, là một khoản phí bắt buộc các doanh nghiệp thuê văn phòng phải đóng. Các tòa nhà thu khoản phí này vào mục đích vận hành, bảo trì bảo dưỡng tòa nhà; thay thế các bộ phận và thiết bị trong khu vực công cộng; Chi phí tiện ích cho các khu vực tiện ích và khu vực chung; Chi phí nước sinh hoạt sử dụng chung; Chi phí vận hành máy phát điện; Chi phí vận hành thang máy, chiếu sáng khu vực công cộng; vệ sinh khu vực công cộng; An ninh bảo vệ tòa nhà...

Phí dịch vụ của tòa nhà phụ thuộc vào hạng văn phòng và vị trí của tòa nhà. Mức phí dịch vụ văn phòng đối với các tòa hạng A dao động từ 5 usd - 7usd/m2/tháng; hạng B từ 3 usd đến 5usd/m2/tháng; hạng C từ 1usd đến 3 usd; thấp hơn nữa là các tòa chuyên văn phòng. 

2. Thời gian làm việc và phí làm ngoài giờ

Mặc dù các tòa nhà thường làm việc 24/7 và không giới hạn khung giờ hoạt động, nhưng hầu hết đều tính giờ làm việc là từ 08h00- 17h30 các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6 và từ  08h00- 13h00 ngày thứ 7. Do đó, nếu doanh nghiệp có phát sinh làm thêm ngoài khung giờ này (tức là sau 18h tối các ngày; 13h ngày thứ 7 hoặc các ngày chủ nhật, nghỉ lễ tết...) thì phải trả phí làm ngoài giờ cho tòa nhà.

Mỗi tòa nhà sẽ có mức tính phí ngoài giờ riêng. Có tòa sẽ tính theo m2 (khoảng 0.01usd- 0.05usd/m2/h), có tòa tính theo giờ sử dụng, có tòa tính theo họng điều hòa trong khu vực thuê... Một số ít tòa nhà miễn phí làm ngoài giờ.

Nếu công ty bạn thường xuyên làm ngoài giờ, bạn nên dự tính thời gian phát sinh và thương lượng các chi phí ngoài giờ này với chủ tòa nhà để giảm bớt chi phí thuê văn phòng hàng tháng.

3. Diện tích thuê tính như thế nào?

Khác với cách đo diện tích của chung cư, diện tích thuê tại các tòa nhà văn phòng thường gọi là “diện tích Net”, là phần diện tích sử dụng không bao gồm diện tích hành lang, nhà vệ sinh, thang máy và cầu thang bộ. Để xác định diện tích văn phòng phù hợp theo quy mô công ty, bạn có thể lấy số lượng nhân sự x 5m2/ người (diện tích tiêu chuẩn làm việc là khoảng 5m2/người). Tùy theo quy mô, số lượng phòng ban, ngân sách thuê hàng tháng... để có thể tính diện tích thuê phù hợp nhất. Một số tòa nhà có vị trí và thương hiệu đặc biệt tốt thường tính “diện tích Gross”, tức là họ có thể cộng thêm vào diện tích sử dụng từ 7% đến 20% diện tích công cộng thành diện tích cho thuê.

Thông thường, các tòa nhà sẽ bàn giao mặt bằng thuê tiêu chuẩn gồm có: 

♦ Điều hòa trong khu vực thuê.

♦ Hệ thống điện dự phòng.

♦ Trần thả thạch cao, trần treo theo tiêu chuẩn.

♦ Sàn nền bê tông láng mịn trong khu vực thuê.

♦ Thiết bị phòng cháy: Hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động, PCCC.

♦ Đầu chờ Internet, điện thoại.

♦ Hệ thống đèn chiếu sáng, cửa sổ kính, đầu chờ ổ điện và công tắc, công tơ điện và đầu chờ điện thoại tại phần diện tích thuê.

4. Hợp đồng thuê văn phòng và đặt cọc:

- Đối với hợp đồng thuê văn phòng truyền thống (chưa có nội thất, bàn ghế), hợp đồng thuê nhà thường ký tối thiểu là 2 năm- 3 năm; Tiến độ thanh toán theo quý (3 tháng/ lần hoặc 6 tháng/ lần); đặt cọc 03 tháng (tiền cọc này có thể đàm phán tùy từng diện tích thuê và tòa nhà).

- Đối với văn phòng dịch vụ trọn gói (đã có đầy đủ nội thất, tiện ích); văn phòng co-working space thường ký hợp đồng tối thiểu là 03 tháng. Tiến độ thanh toán theo kỳ (03 tháng/ lần hoặc 06 tháng/ lần); đặt cọc đàm phán tùy từng diện tích thuê và tòa nhà.

5. Các chính sách ưu đãi khi thuê mặt bằng văn phòng

Tùy từng tòa nhà và diện tích thuê, hợp đồng thuê của khách hàng, mỗi tòa nhà sẽ có chính sách ưu đãi riêng. Thông thường, khách thuê sẽ được ưu đãi các khoản sau:

- Miễn phí gửi xe: Tùy vào diện tích thuê, thời điểm thuê, hợp đồng thuê các tòa nhà sẽ miễn phí số lượng xe ô tô - xe máy khác nhau. Thông thường từ 10m2- 15m2 miễn phí 1 xe máy; > 200m2 miễn phí 1 ô tô.

- Miễn phí điều hòa: Các tòa hạng A và một số tòa hạng B sẽ miễn phí điều hòa trong giờ làm việc (thực tế thì tiền điện điều hòa này đã nằm trong phí dịch vụ của tòa nhà).

- Miễn phí thời gian thi công nội thất: Tùy vào diện tích thuê, hợp đồng thuê các tòa nhà sẽ miễn phí thời gian thi công nội thất cho các đơn vị thuê. Thời gian miễn phí thường từ 15- 45 ngày làm việc. Trong thời gian này, doanh nghiệp không phải trả tiền thuê văn phòng nhưng phải trả phí dịch vụ (kể từ ngày kí hợp đồng thuê).

- Miễn phí tháng thuê: Một số tòa nhà có chính sách ưu đãi tốt dành cho khách thuê diện tích lớn (> 1.000m2). Khách thuê có thể được miễn phí tiền thuê từ 03- 06 tháng.

Trên đây là 05 lưu ý quan trọng bạn nên biết trước khi tìm thuê mặt bằng. Thuê văn phòng tại các tòa nhà Office Building không chỉ thể hiện doanh nghiệp của bạn là một công ty chuyên nghiệp mà còn tạo cảm giác hứng khởi cho chính nhân viên của mình làm việc tại đó, giúp nhân viên của mình làm việc hiệu quả và năng suất hơn.