Chi phí bất thường khi thuê văn phòng là những khoản nào?

Đăng ngày 19/09/2021

Khi thuê văn phòng truyền thống, có rất nhiều khoản chi phí mà khách hàng cần phải quan tâm. Bên cạnh những loại chi phí cố định, nằm trong dự trù ngân sách cả năm của công ty, cũng có những chi phí phát sinh, những loại chi phí không thể tính toán trước như chi phí làm thêm giờ. Từ chi phí này, sẽ kéo thêm rất nhiều chi phí phát sinh khác như tiền điện. Vì vậy, với những doanh nghiệp quyết định chọn thuê văn phòng chuyên nghiệp, luôn phải có những khoản chi phí không tên, dành cho những chi phí phát sinh như vậy

Với nhiều tòa nhà chuyên nghiệp, phí làm thêm ngoài giờ sẽ được miễn phí. Tuy nhiên, hầu hết các tòa nhà hạng A, B đều có thu phí làm thêm ngoài giờ, thu phí bao nhiêu sẽ phụ thuộc vào từng tòa nhà. Nhiều tòa nhà sẽ có chính sách ưu đãi cho khách hàng như miễn phí điều hòa, nhưng cũng có những tòa nhà không miễn phí mà sẽ được tính cùng với phí làm ngoài giờ.
Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: Tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành v.v. và khoản lớn nhất là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, nếu không sử dụng điều hòa trung tâm, có tòa nhà thu, có tòa nhà không thu phí.
Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ:

• Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
• Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0,02 usd/m2/giờ * Diện tích thuê
• Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích 40 – 70 m2 tùy loại thiết bị.

Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý. Hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.